Arbeitsrechtliche Änderungen mit tiefgreifenden Folgen für Betriebe

Die Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union hat zahlreiche Änderungen im Bereich des Arbeitsrechts mit sich gebracht. Hauptsächlich erfuhr das Nachweisgesetz viele Änderungen, welche ab dem 01.08.2022 wirksam geworden sind. Die Änderungen betreffen sowohl neue als auch bereits bestehende Arbeitsverträge. Mit der Reform wird eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen angestrebt. Diese soll durch eine erhöhte Transparenz und Vorhersehbarkeit der Arbeitsbedingungen geschaffen werden. Die Änderungen können in der Praxis zu einem erheblichen Mehraufwand führen.

Wesentliche Änderungen

Der Anwendungsbereich des Nachweisgesetzes wurde erweitert und umfasst nun auch Aushilfsmitarbeiter, welche befristet für eine Dauer von unter einem Monat angestellt werden. Die umfangreichsten Änderungen wurden im Nachweiskatalog von Art. 2 des Nachweisgesetzes vorgenommen und der Katalog der nachweispflichtigen Mindestinhalte wurde erweitert. Mit der Reform treten folgende wesentliche Informationen zu dem bereits bestehenden Katalog der Nachweispflichten hinzu:

• Dauer der Probezeit (soweit vereinbart)
• Fortbildungsmöglichkeit (soweit vereinbart)
• Möglichkeit der Anordnung, Voraussetzungen für und Vergütung von Überstunden
• Höhe der Vergütung inkl. Bestandteile des Arbeitsentgelts, welche gesondert anzugeben sind
• Fälligkeit und Art der Vergütung
• Ruhezeiten und -pausen und Einzelheiten zu der Schichtregulierung
• Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (falls ein solche gewährt wird)
• Hinweise zum Kündigungsverfahren
• Enddatum des Arbeitsverhältnisses bei befristeten Arbeitsverhältnissen
• Freie Wahl des Arbeitsorts (soweit vereinbart)

Es ist wichtig darauf hinzuweisen, dass die Auflistung im Nachweisgesetz nicht abschließend ist. Aufgelistet sind lediglich die „Mindestvorschriften“. Weitere offensichtlich geschuldete Nachweise können, je nach Arbeitsverhältnis, ebenfalls unter die Mindestvorschriften fallen.

Hinweise zum Kündigungsverfahren

Bei der Kündigung kommt dem Arbeitgeber eine Nachweispflicht zu. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer über das beidseitig einzuhaltende Verfahren aufklären. Die Nachweispflicht erstreckt sich auf die Mindestinformationen bezüglich der Kündigung. Aus der neuen Bestimmung lässt sich jedoch nicht eindeutig herauslesen, welche Angaben den Mindestanforderungen entsprechen und welchen Umfang diese haben müssen. Unbestritten ist die schriftliche Kündigung mit den Angaben zu den Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage, verlangt. Weiter müssen alle Informationen erteilt werden, welche die Arbeitnehmer für die Ausübung ihrer Rechte bedürfen. Welche Informationen unter diese essenziellen Informationen fallen ist unklar. Der Arbeitgeber muss nun nicht mehr lediglich die Kündigungsfristen und die Schriftformerfordernissen kundgeben, sondern muss auch rechtliche Auskünfte machen.

Problematisch erscheint, dass das neue Gesetz nicht eindeutig festhält, wo die Unterrichtungspflicht endet. Die genauen Verfahren, welche vom Arbeitnehmer und -geber bei einer Kündigung eingehalten werden müssen, können unterschiedlich aussehen, z.B. muss der Arbeitgeber evtl. vor der Kündigung das arbeitswidrige Verhalten abmahnen oder die Zustimmung der Landesarbeitsschutzbehörde einholen. Die beiden Parteien haben auch nicht notwendigerweise die gleichen Fristen einzuhalten. Das Verfahren kann von diversen Merkmalen wie z.B. der Person des Arbeitnehmers, die Kündigungsgründe, die Art der Kündigung und von vielem mehr abhängen. Weiter können bis zu 27 Gesetze für den Kündigungsschutz anwendbar sein. Auch bei der Mindestlösung wird das Aufzeigen des Kündigungsverfahren mehrere Seiten benötigen. Alleine die Darstellung der Kündigungsfristen kann sich als kompliziert erweisen, wenn gesetzliche und betriebliche Kündigungszeitpunkte vorliegen. Weiter könnte durch die unklare Umschreibung der Mindestanforderungen, sogar die zahlreichen Anhörungs- und Zustimmungsregelungen, welche der Arbeitgeber bei einer Kündigung befolgen muss, nachgewiesen werden müssen.

Die Nachweispflicht gilt auch bei Kündigungen, welche der Arbeitnehmer ausspricht. In solchen Fällen muss auf das Formerfordernis der Schriftlichkeit und den Fristen nachgewiesen werden. Bei den Fristen muss darauf geachtet werden, dass es sich um die richtige Frist handelt, da sich diese nicht nur aus Gesetz, sondern auch aus den Einzel- und Kollektivvereinbarungen ergeben können. Weiter ist wichtig anzumerken, dass der Arbeitgeber auch bei anderen Formen von Beendigungen eine Nachweispflicht hat. Diese ist meistens nicht gleich problematisch wie bei der Kündigung, da bei anderen Formen der Beendigung oftmals kein kompliziertes Verfahren eingehalten werden muss.

Form und Frist

Entgegen der EU-Richtlinie hat sich der deutsche Gesetzgeber gegen die elektronische Form entschieden. Diese Entscheidung wurde stark kritisiert, da sie der Digitalisierung widerspricht. Für den Nachweis ist daher die Schriftlichkeit weiterhin zwingend vorgeschrieben. Erforderlich ist, dass der Nachweis ausgedruckt und eigenhändig unterschrieben wird. Damit ist es auch nicht möglich den Nachweis anstatt mit einer Unterschrift, mit einer elektronischen Signatur zu signieren. Durch die Schriftlichkeit wollte der Gesetzgeber eine höhere Rechtssicherheit erreichen. Es bleibt jedoch das Geheimnis des Gesetzgebers, wie die schriftliche Form im Vergleich zu der elektronischen Form zu einer höheren Rechtssicherheit führen soll.

Es muss jedoch nicht für jede nachweispflichtige Bedingung ein Nachweisdokument erstellt werden. Das Nachweisdokument kann auch durch den schriftlichen Arbeitsvertrag ersetzt werden. Dafür muss der Vertrag aber allen inhaltlichen und förmlichen Voraussetzungen eines Nachweises entsprechen. Dabei ist darauf zu achten, dass der Arbeitsvertrag ein beidseitiges Einverständnis bedarf, während der Nachweis auch von dem Arbeitgeber einseitig erstellt werden kann. Da der Nachweis eine rein einseitige Wissens- und Dokumentationsverpflichtung des Arbeitgebers darstellt, kann er die darin enthaltenen Informationen ohne Zustimmung des Arbeitnehmers abändern. Weiter wird das Ausstellen eines Nachweisdokuments unumgänglich, da der Rahmen des Arbeitsvertrags durch alle vom Nachweisgesetz geforderten Informationen gesprengt werden würde. Falls die nachweispflichtigen Bedingungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen festgehalten sind, kann der Arbeitgeber auf diese verweisen, sofern sie auch tatsächlich in dem individuellen Fall anwendbar sind. Wahrscheinlich wird jedoch ein Verweis auf das Gesetz nicht ausreichen. Der Arbeitgeber wird mindestens den Gesetzestext in dem Nachweis abdrucken müssen.

Änderungen wurden auch an den Fristen vorgenommen. Die Frist für den Nachweis wurde von der Monatsfrist zu einer gestuften Regelung umgeändert. Nach dieser neuen Regelung hängt die Frist von der jeweiligen Information des Nachweises ab. Der Nachweis muss je nach Information am ersten Arbeitstag oder bis zu einem Monat nach Arbeitsbeginn erbracht werden. Am ersten Arbeitstag müssen beispielsweise bereits die Namen und Anreden der Parteien und die Regelungen der Arbeitszeiten nachgewiesen werden. Nach einer Woche müssen Informationen zu den Überstunden, Probezeit und die Arbeit auf Abruf und nach einem Monat die Informationen zu der Altersvorsorge, die Fortbildung und den Kündigungsverfahren, nachgewiesen werden.

Auswirkung auf bereits bestehende Arbeitsverhältnisse

Wie bereits erwähnt, betrifft die Reform auch die bereits bestehenden Arbeitsverhältnisse. Auch hier kann es zu einem betrieblichen Mehraufwand kommen. Die Arbeitnehmer können einen Nachweis nach den neuen Anforderungen verlangen. Dieser muss ihnen, je nach geforderter Information, innerhalb einer Woche oder einem Monat seit Zugang der Aufforderung erteilt werden. Vereinzelt kann es vorkommen, dass nicht nur eine Übermittlung der neuen Informationen benötigt wird, sondern das einzelne Arbeitsbedingungen eine erhebliche Änderung durchmachen müssen, z.B. bei der Tarifgeltung.

Die Monatsfrist für den Nachweis über Änderungen der Arbeitsbedingungen wurde ebenfalls abgelöst. Soll eine Änderung vorgenommen werden, so muss diese am gleichen Tag an dem sie Wirkung entfaltet dem Arbeitnehmer nachgewiesen werden. Änderungen welche „keine Änderungen“ sind, bedürfen keinen Nachweis. Als solche gelten folgende Änderungen: Änderungen der gesetzlichen Vorschriften, der Tarifverträge bzw. Betriebs- oder Dienstvereinbarungen oder Änderungen, welche durch die richtlinienkonforme Auslegung ausgelöst werden, für die der Arbeitgeber bereits im Vertrag Rechnung trägt.

Betrieblicher Mehraufwand

Die Gesetzesänderung kann zu einer spürbaren Mehrbelastung für Arbeitgeber führen. Es müssen eventuell Musterverträge abgeändert oder Normen aus dem Kündigungsschutzgesetz aufgenommen werden. Weiter stellt die Frist von einer Woche für den Nachweis bei bereits bestehenden Anstellungsverhältnissen einen erheblichen Anspruch an den Arbeitgeber dar, jederzeit über alle Arbeitsbedingungen Auskunft geben zu könne. Es empfiehlt sich ein Dokument vorzubereiten, welches bei Anfragen zu bereits bestehenden Arbeitsverträgen mit den individuellen Informationen ergänzt und formgerecht herausgegeben werden kann. Der Aufwand für die Informationsvermittlung ist hoch, da sich viele Regelungen, wie z.B. Überstundenregelungen, in Tarifverträge oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen finden. Der Arbeitgeber muss somit für jeden Arbeitnehmer heraussuchen, welche Vereinbarungen für ihn gelten und schriftlich auf diese verweisen. Eine weitere Belastung ergibt sich dadurch, dass eine Änderung der Arbeitsbedingungen am gleichen Tag wie ihr Inkrafttreten dem Arbeitnehmer mitgeteilt werden muss. Der Arbeitgeber muss somit ein System ausarbeiten, mit dem eine sofortige Belehrung möglich ist.

Folgen der Nichtbeachtung

Nach wie vor, hat der Nachweis nach dem Nachweisgesetz lediglich deklaratorische Wirkung. Das heißt, ein fehlerhafter Nachweis führt nicht zur Unwirksamkeit des Arbeitsverhältnisses bzw. der Kündigung. Der Verstoß gegen den Nachweisgesetz ist nun eine Ordnungswidrigkeit. Für solche Verstöße können Bußen von bis zu EUR 2.000,00 pro Verstoß verhängt werden. Die Anzeige kann durch jeden erhoben werden. Bei einem nicht bzw. nicht korrekt erbrachten Nachweis, könnte dem Arbeitnehmer einen Schadensersatzanspruch zustehen, wenn er einen adäquat kausalen Schaden darlegen kann. Der Richter kann hierfür zu Gunsten des Arbeitnehmers eine Erleichterung der Beweisführungslast gewähren. Weiter steht dem Arbeitnehmer ein Zurückbehaltungsrecht (!) für seine Arbeit bei einer nicht oder nicht korrekt erfüllten Nachweispflicht zu.

Die Möglichkeit der nachträglichen Klageeinreichung oder der Unwirksamkeit einer Kündigung wegen einem nicht bzw. nicht genügenden Nachweis über die Kündigungsverfahren und -fristen erscheint unwahrscheinlich. Das Risiko kann jedoch nicht komplett ausgeschlossen werden. Für den Arbeitgeber besteht, falls er Falschinformationen erteilt hat, weiter die Gefahr, dass er sich in einem Streitfall nicht auf eine für ihn günstige Rechtsfolge berufen darf.

Weitere gesetzliche Änderungen

Durch die Umsetzung der Richtlinie haben auch andere Gesetze Änderungen erfahren haben, u.a. auch das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und das Teilzeit- und Befristungsgesetz. Das hat zur Folge, dass Leiharbeiter, sofern sie länger als 6 Monate bei dem Arbeitgeber arbeiten, einen Übernahmegesuch stellen können. Die Antwort muss vom Arbeitgeber (bzw. dem Entleiher) innerhalb einer Frist von einem Monat begründet abgegeben werden. Diese muss vorsichtig formuliert werden, damit den Arbeitnehmern keine Ansprüche aus der Antwort abgeleitet werden können. Weiter können nun Teilzeitmitarbeiter ab einer Anstellungsdauer von 6 Monaten eine Vollzeitanstellung anfordern. Auch bei diesem Gesuch muss der Arbeitgeber innerhalb einen Monat begründet antworten. Auch hier können sich bei falscher Formulierung Ansprüche der Arbeitnehmer ergeben. Weiter muss bei Arbeitnehmern auf Abruf der Zeitraum, in der die Arbeit auf Abruf gefordert werden kann, genau bestimmt werden. Außerhalb dieser Zeit, darf kein Abruf veranlasst werden. Letztlich muss auch bei einer befristeten Anstellung die Probezeit zu der Dauer der Anstellung verhältnismäßig sein, ansonsten ist sie ungültig.

All diese neue Regelungen verlangen von dem Arbeitgeber ein hohes Maß an Vorsicht und Sorgfalt. Bei ungenauen Formulierungen kann sich der Arbeitgeber erheblich einschränken oder es können den Arbeitnehmern Ansprüche erwachsen. Es empfiehlt sich als Arbeitgeber eine gut formulierte Vorlage anzufertigen, welche für die verschiedenen Situationen individualisiert werden kann.

Wir helfen Ihnen!

Die zahlreichen Neuerungen können eine erhebliche Mehrbelastung bedeuten. Bei Anpassungen Ihrer Arbeitsverträge oder der Nachweisdokumentation unterstützen wir Sie gerne, damit Sie Streitigkeiten und die damit verbundenen Kosten verhindern können.

Autor: Jan-Philippe von Hagen